В Российской Федерации с 2015 года введено новое правило для гостиниц и объектов туристической сферы. Сегодня сведения о всех постояльцах (независимо от гражданства) учреждение отсылает в ФМС. Неисполнение данного обязательства грозит достаточно немалым взысканием - до трехсот тысяч рублей. Администрация гостиницы сама имеет право выбирать вариант предоставления сведений. Это могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Тем не менее в условиях инновационного информационного оснащения всех предприятий сложно представить канцелярский персонал гостиницы, отчет какой будет составляться вручную. К тому же, нужно учитывать, что данные должны быть актуальными, иначе говоря для гарантии своевременной сдачи отчетов о постояльцах фирма вынуждена будет использовать курьера для доставки документов в офис миграционной службы. Поэтому, почти что все гостиницы вынесли решение осуществлять электронный обмен документаций с ФМС. Для удобства пользователей было подготовлено несколько специализированных программ.
Обычно административная структура гостиницы уже взаимодействует со специальными софтами, предоставляющими возможности автоматизировать процедуру оформления и учета постояльцев. Комфортный интерфейс предоставляет возможность сократить время на поселение во много раз. Персонал гостиницы обучен работе с такими программными продуктами и уже адаптировался в реалии информационных технологий. Между тем проработка нового программного продукта многочисленным персоналом - достаточно сложный процесс. Производители специальной программы для пересылки сведений о постояльцах контур фмс представляют эффективное решение. Оператору не требуется вводить сведения через отдельное окно интерфейса программы. Да и копирование одних и тех же сведений вручную, было бы с программной точки зрения нерациональным. Отчетность формируется из файла экспорта данных штатной программы, которая уже имеется на вооружении менеджеров гостиницы. Данный процесс производится в считанные минуты под руководством ответственного лица предприятия.
ФМС имеет мощнейшие серверы, каковые группируют информацию с туристических объектов и гостиниц всей страны. При этом хозяйственный субъект, отославший данные фмс имеет постоянный доступ к данным, которые касаются их постояльцев. Помимо того у гостиниц сейчас есть возможность проверки данных о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
